Il cambiamento in azienda: come riconoscerlo e gestirlo in modo efficace.

Qualche mese fa ho fatto una riunione per lanciare un nuovo progetto in un nuovo Paese. Mi ero preparato benissimo: obiettivi, pro e contro, dati e documenti a supporto, attività e tempistiche richieste, suggerimenti di organizzazione del lavoro. Ero super determinato e convinto che sarebbe andato tutto alla perfezione. 👌

Eppure una cosa mi ha colto totalmente alla sprovvista: la difficoltà delle persone ad accettare il cambiamento. 🔄

All’improvviso sono iniziate le domande, che sono poi diventate dubbi sui benefici, trasformati a loro volta in vera e propria resistenza. In un attimo siamo passati dal “Dove devo mettere la firma?” allo stracciare il contratto 😂. E io che ho fatto? Beh, sono andato in panico ovviamente! 🆘

No scherzo, in quel momento mi è tornato in mente un articolo di change management letto qualche anno fa che parlava della curva del cambiamento di Kübler-Ross. Mai sentita? No? Bene! Allora oggi ti spiegherò perché è così difficile accettare il cambiamento in azienda (ma anche nella vita) e come affrontarlo nel modo giusto, aiutando anche gli altri a fare lo stesso.

Perchè è così difficile accettare il cambiamento?

La risposta è semplice: siamo umani. Siamo esseri razionali e soprattutto emotivi. E in quanto tali, ci piacciono le nostre abitudini e la nostra zona di comfort. Le modifiche a questo stato di “normalità”, ovviamente ci spaventano. Infatti, ogni volta che percepiamo una situazione di stress o minaccia, il nostro cervello attiva una difesa automatica per proteggersi. 🛡️

Tutto questo è colpa (o merito?) di una piccola e complessa parte del nostro cervello a forma di mandorla, l’amigdala (dal greco amygdalé = mandorla). Questa regione (in realtà ne abbiamo due, una in ogni emisfero) ha molte funzioni. In particolare, però, ha il compito di assegnare un contenuto emotivo a tutti gli stimoli che riceviamo dal mondo esterno (immagini, rumori, informazioni) o anche interno (pensieri, ricordi, idee).

E qui arriva il punto cruciale: il cambiamento è spesso vissuto come una situazione di ansia o pericolo.

Non importa se si tratta di qualcosa di grande o piccolo, positivo o negativo. Il nostro cervello lo percepisce come una minaccia sconosciuta, imposta da qualcun altro e mette in atto il meccanismo automatico di difesa.

In azienda questo è ancora più evidente, poiché i grandi progetti di cambiamento spesso si concentrano solo sugli aspetti tecnici (es. “dobbiamo cambiare il CRM per automatizzare i processi e semplificare la collaborazione”), ignorando completamente la parte psicologica e il conseguente impatto emotivo sulle proprie persone (”e se con il nuovo CRM rovinassi il rapporto che ho costruito con i miei clienti? Così rischierei di vendere meno e quindi non prenderei il bonus a fine anno! 💸 E poi come farei a pagare le vacanze e tutte le altre spese?? Oddio, non voglio rischiare tutto questo!”).

Quindi, perché ogni cambiamento sia efficace, va gestito sia dal punto di vista tecnico ma soprattutto da quello emotivo. Approfondiamo ora il secondo aspetto, quello emotivo, e vediamo cosa ci succede quando affrontiamo un cambiamento.

La curva del cambiamento

La Curva del Cambiamento di Kübler-Ross è un modello che, in origine, era stato sviluppato per spiegare le fasi e reazioni emotive che attraversiamo con un lutto. Oggi, dopo alcuni cambiamenti (appunto 😃), è diventata una pietra miliare per la gestione del cambiamento sul mondo del lavoro. E’ importante sottolineare però che, cito dal sito della fondazione:“ Le fasi della Curva del Cambiamento di Kübler-Ross non sono vissute in una sequenza rigida, né procedono sempre in modo lineare. Il viaggio emotivo può essere ciclico, con fasi che si sovrappongono o si ripetono […] il percorso di accettazione e adattamento è spesso un processo dinamico e iterativo”. Queste sono le fasi principali della Curva:

Shock – “Cosa?! Davvero dobbiamo cambiare?”. La prima reazione è spesso di sorpresa o incredulità. Le persone non si aspettano di dover cambiare e rimangono scioccate.
Negazione – “Ma dai, non funzionerà mai!”. Qui iniziano le resistenze. Il nostro cervello non vuole abituarsi a una nuova realtà e si protegge. Si cercano dei motivi per dimostrare che il cambiamento non serve o che fallirà.
Frustrazione – “Perché dobbiamo cambiare? Funzionava benissimo così. È assurdo!”. In questa fase potrebbero emergere rabbia e stress. Le persone si sentono sotto pressione, si concentrano su quello che non va e temono le conseguenze.
Depressione – “Tanto non cambierà nulla. L’abbiamo fatto mille altre volte ed è sempre andata male”. Questo è il momento più critico. L’energia è al minimo, le persone si sentono demotivate, tristi, sfiduciate e pensano di mollare.
Comprensione – “Ok, proviamo a vedere se faccio questa cosa come funziona”. In questa fase si inizia a sperimentare proattivamente il nuovo metodo. C’è ancora qualche dubbio, ma anche più apertura mentale e ottimismo.
Accettazione – “Sai che forse non è così male? Sembra funzionare meglio di quanto credessi” Qui, le difese finalmente si abbassano, il cambiamento viene accettato e si iniziano a vederne opportunità e benefici.
Integrazione – “Beh, dato che l’abbiamo fatto. Facciamo in modo che funzioni!” Il cambiamento diventa parte della normalità. E’ il momento di consolidare il nuovo equilibrio all’interno dell’organizzazione e della sua cultura, per renderlo efficace nel lungo termine.

E’ allora fondamentale saper riconoscere in che fase si trovano le persone e aiutarle a progredire nel modo giusto. Capiamo subito come!

Evoluzione: come affrontare e gestire il cambiamento

Bene, ti suggerisco ora che cosa fare per affrontare nel modo giusto un cambiamento, soprattutto se sarai tu la persona che dovrà farlo avvenire. Ci vorrà molto tempo per interiorizzare tutto questo, quindi ti do una regola d’oro: non cercare di controllare subito ogni singolo dettaglio. Fai un passo alla volta. Impara una tecnica, falla tua e poi passa alla successiva. Cercare di fare tutto alla perfezione e fin da subito, spesso si traduce nel non riuscire a fare bene quasi nulla. Quindi scegli l’area dove ti senti più in difficoltà e comincia da lì. Ecco qualche suggerimento pratico:

Fasi Iniziali (Shock – Negazione)

1. Ascolta (attivamente), non agire

Prima di partire in quarta e di dimostrare quanto figo è il nuovo progetto e quante cose belle potrete migliorare c’è una cosa fondamentale da fare: ascoltare👂 . Ma ascoltare per davvero.

Ascolta le persone che dovrai coinvolgere (e anche quelle che lavorano con loro) e raccogli più informazioni possibili. Ascolta con l’intenzione di capire e non per far valere la tua opinione (mai sentito parlare di ascolto attivo?!). Fai domande aperte (“cosa ne pensi se facessimo così?”) e cogli le sfumature che faranno emergere le vere emozioni.

2. Parti dal “perché”

Qui viene in nostro aiuto l’amico Simon Sinek: parti dal perché. Non concentrarti sul “cosa”, ovvero le nuove funzionalità o i nuovi processi ultra tecnologi. Spiega il “perché”, tenendo in considerazione chi sono le persone che hai davanti e quali sono i loro obiettivi. Ad esempio, invece di dire: “Cambiamo il CRM per automatizzare e semplificare”, se hai davanti il team vendite prova a spiegare che: “Con il nuovo CRM, risparmierete il 30% del tempo sulle attività manuali di gestione degli ordini e avrete più tempo per i clienti”. Se invece avrai davanti il direttore commerciale ti basterà dire “Con il nuovo CRM potrai generare più fatturato, più in fretta e il tuo team sarà più soddisfatto”.

3. Coinvolgi le persone e sii empatico

Il cambiamento, soprattutto se imposto dall’alto, genera molte resistenze. Al contrario, quando le persone si sentono in controllo e parte attiva del cambiamento, lo accetteranno più volentieri. Per fare questo allora:

Non forzare il cambiamento (“Dobbiamo fare così, fa parte della strategia condivisa dal CEO”). Riconosci che è normale sentire un rifiuto verso il cambiamento e aiuta le persone a trovare dei motivi per accettarlo.
Chiedi continuamente feedback e idee su come migliorare il processo.
Incoraggia il dialogo e la condivisione da parte di tutti.

Fasi centrali (Frustrazione – Depressione)

Queste sono le fasi più delicate. Se non gestite bene, potrebbero far fallire il tuo progetto. Continua ad applicare tutto quello che abbiamo detto prima e fai anche questo:

Riconosci le difficoltà. Frasi come “lo capisco, è molto frustrante” oppure “lo so, è molto complicato e non è piacevole trovarsi in questa situazione” danno credito a quello che le persone provano e le fanno sentire comprese. Riconosci che il cambiamento è impegnativo.
Fornisci continuamente supporto pratico (formazione, risorse) ed emotivo (dedica del tempo a tutte le persone per parlare di come stanno vivendo il cambio).
Comunica spesso 📣 : il silenzio crea ansia e dubbio. Aggiorna regolarmente in modo chiaro e diretto le persone per tenere alta la fiducia e l’interesse.

Un’altra strategia che per me ha sempre funzionato molto bene è anche portare le testimonianze di colleghi che hanno già affrontato lo stesso cambiamento con successo.

Fasi finali (Comprensione – Accettazione – Integrazione)

Ci sei quasi, non mollare 💪 . Assicurati che tutti abbiano superato le fasi più delicate. Ora potrai concentrarti su:

Iniziare dei test. Dai spazio alle persone di sperimentare senza temere le conseguenze dei propri errori. Crea dei piccoli gruppi di lavoro in modo che le persone si possano confrontare ed “allenare” in un ambiente sicuro.
Rinforzo positivo. Celebra le piccole vittorie, premia e riconosci i primi ad adottare il cambiamento. Continua a evidenziare i benefici del cambiamento e dimostra come stia avendo l’effetto positivo desiderato.

In conclusione

Insomma, il cambiamento in azienda è inevitabile. Ma come abbiamo visto oggi non è mai una questione di strategia o strumenti. E’ una questione soprattutto di persone ed emozioni. Come ha detto S. Sinek durante un suo intervento: “Il 100% dei CEO sono persone, il 100% degli azionisti sono persone, il 100% dei dipendenti sono persone. Se non capisci le persone, non puoi capire come fare affari”.

E tu come affronti il cambiamento? Quali altri strategie applichi? Fammelo sapere nei commenti 👇 .