Come migliorare la tua comunicazione sul lavoro: una struttura efficace.

Perché comunicare bene?

Perché, in modo molto semplice, la maggior parte del nostro tempo al lavoro la trascorriamo comunicando con qualcuno: e-mail, telefono, riunioni, chiacchierate varie. Se ci pensi, anche il caffè o il pranzo con i colleghi sono momenti di comunicazione, sia personale che professionale. Tutti questi scambi quotidiani lasciano un’impressione di noi e della nostra capacità di comunicare, influenzando anche la nostra possibilità di ottenere risultati, riconoscimenti ed essere rispettati sul lavoro.

Inoltre, uno studio sulle barriere della comunicazione nelle piccole medie imprese ha evidenziato che un’azienda con più di 100 dipendenti potrebbe perdere più di 500 mila dollari all’anno 💸 a causa di inefficienze comunicative. Lo stesso studio ha condiviso che gli stessi dipendenti perderebbero circa 18 ore alla settimana 😱 per risolvere i problemi di comunicazione.

Comunichiamo senza comunicare

Immaginati questa scena:

Sei alla tua scrivania e sei concentrato/a nel leggere un documento molto importante che richiede tutta la tua attenzione. All’improvviso vedi dei movimenti sopra il tuo schermo. E’ un collega che ti saluta, sbracciandosi, per richiamare la tua attenzione. Si avvicina, si ferma di fronte a te e ti dice “Ciao, come stai? Scusami hai 1 minuto, ti posso fare una domanda?”. Ovviamente è una domanda retorica, ormai la trappola è scattata 🪤 . Ancora prima che tu riesca a dire qualsiasi cosa il collega ti spara addosso mille informazioni di un progetto su cui sta lavorando e ti chiede un’opinione su un dettaglio specifico. Ti è mai successo? Ammettilo dai, chi piomba alle scrivanie degli altri potresti essere anche tu. 😂

Ecco cosa ti succede in quelle situazioni (o meglio, cosa succede al tuo cervello 🧠) in una manciata di secondi:

1. Ti rendi conto che qualcuno si sta rivolgendo a te e sposti il tuo focus da quello che stavi facendo alla persona che ti parla;
2. Entri in modalità di ascolto attivo (sempre se sei abbastanza capace di farlo);
3. Cerchi di capire l’argomento ed elaborare il perché questa persona ti stia parlando (cosa hai a che fare tu con l’argomento, cosa dovresti fare con l’informazione che ti viene condivisa);
4. Se ti è tutto chiaro, crei una tua versione dell’argomento sulla base di tue assunzioni. Se non ti è chiaro, beh, cervello in tilt al 100% e svariati tentativi di fermare la persona con domande tipo: “Aspetta, fammi capire…”, “Scusa, stai parlando di..?”.

Oltretutto, non è detto che la tua versione dell’argomento sia quella corretta. Questo, quindi, potrebbe pure portare a problemi di comunicazione e conseguenti ritardi. Infatti, quando iniziamo una conversazione, che sia via e-mail o di persona, noi sappiamo già di cosa vogliamo parlare, ma il nostro pubblico no. Inoltre le altre persone hanno mille altre cose per la testa e, qualsiasi cosa stiano pensando, è improbabile che sia ciò di cui vogliamo parlare noi. 😅

In queste situazioni, i problemi che si verificano più frequentemente sono:

• Dimenticare di dare un contesto chiaro ➡️ l’altra persona non capisce di cosa stiamo parlando
• Non dichiarare uno scopo chiaro e preciso ➡️ chi ascolta non capisce perché sta ricevendo quelle informazioni e cosa c’entra
• Non andare dritto al punto ➡️ se condividiamo molte informazioni, a volte anche inutili, ci metteremo troppo tempo a raggiungere la parte critica, rischiando di perdere l’attenzione di chi ci ascolta
• Mescolare due o più argomenti senza una struttura logica ➡️ non è chiaro all’ascoltatore il punto del discorso e dove vogliamo andare

Quindi, il problema delle conversazioni lavorative (e non solo quelle) è che non sappiamo realmente come iniziarle e nessuno ci ha mai insegnato come farlo.

L’arte del comunicare

Ti faccio qui sotto alcuni esempi con questa struttura:

“Ciao Laura, sto lavorando sul progetto Supernova. Avrei bisogno del tuo aiuto perché c’è un problema di fornitura e rischiamo di lanciare tardi il prodotto.“

“Ciao Sebastiano, sto finalizzando la negoziazione con il Gruppo XYZ e c’è bisogno di una tua decisione finale. Ci stanno chiedendo un ulteriore sconto prima di firmare il contratto.”

“Ciao Marco, ho letto i risultati di vendita che mi hai mandato e dovresti ricalcolare le previsioni per il prossimo mese. Siamo molto indietro rispetto a quanto ci è stato richiesto e dobbiamo recuperare.”

Come vedi, con un messaggio così organizzato potrai comunicare chiaramente di cosa vuoi parlare e perché nei primi secondi di interazione, evitando interpretazioni personali delle tue parole e diminuendo le perdite di tempo e le incomprensioni.

Evoluzione

Nelle prossime settimane andremo ad approfondire nel dettaglio tutti gli aspetti di una comunicazione chiara ed efficace e cominceremo così una evoluzione del nostro stile di comunicazione. Nel frattempo c’è un primo esercizio che puoi iniziare a fare:

• Questa settimana, comincia ad osservare di più le strutture di comunicazione che utilizzi e che anche gli altri usano più frequentemente. Ti sembrano messaggi chiari e completi? Quali sono gli errori più frequenti? Forniscono contesto, intento e messaggio chiave? Per facilitarti nel compito, potresti anche aprire alcune delle ultime e-mail che hai inviato. Hai fornito contesto, un chiaro intento e definito un messaggio chiave?

Fammi sapere nei commenti la tua esperienza con i problemi di comunicazione in azienda e non! Ci leggiamo la settimana prossima dove approfondiremo i primi due elementi di questa struttura: il contesto e l’intento.