Specificare contesto e intento per rendere chiara e precisa la tua comunicazione.

Il contesto “connette” il tuo pubblico

Per spiegare bene quello che si intende con contesto voglio partire dalla sua definizione. Nella Treccani, leggiamo che contèsto deriva dal latino contextus -us (ovvero”connessione, nesso”) e il primo significato letterale è “intreccio, tessitura di fili o d’altro“. Mi piace davvero questa definizione. Chiarisce fin da subito che il contesto lega, imprescindibilmente, alcuni elementi tra loro. In particolare nella comunicazione, il contesto rappresenta quel legame, quella “trama invisibile” che unisce tutti i pezzi del nostro discorso. 🧵 🪡

Ma quando e come possiamo “tessere” questo intreccio e dare chiarezza alla nostra comunicazione?

Facile, bisogna comunicare il contesto sempre all’inizio della nostra frase, che sia una mail, un messaggio o a voce. Infatti, quasi tutte le volte in cui iniziamo una conversazione con qualcuno, noi conosciamo l’argomento ma l’altra persona no. Esplicitando il contesto ci assicureremo quindi che tutti sappiano di che cosa parleremo. 🗣️

Una regola aurea da ricordare sempre e comunque, ogni volta che stiamo per iniziare una conversione, è questa:

Assumiamo che l’altra persona non sappia nulla di quello di cui stiamo parlando.

Fornire contesto aiuterà perciò chi ci ascolta a partire dal nostro stesso livello.

Come fornire contesto

Descrivere il contesto è più facile a farsi che a dirsi. Infatti, una chiara descrizione del contesto ci richiederà meno di 4 secondi e ti garantisco al 100% che sarà più corta di questa stessa frase. 😉 Il segreto è usare poche parole che identificano con precisione l’argomento centrale della nostra comunicazione:

• Nominiamo il progetto specifico/strumento di cui vogliamo parlare
• Chiariamo l’azione/compito che ci è stato assegnato
• Condividiamo il nome del cliente su cui vogliamo portare aggiornamenti

In questo modo, saremo sicuri che chi ci ascolta sappia esattamente di cosa vogliamo parlare. Oltretutto, anche se la persona a cui ci stiamo rivolgendo stesse pensando esattamente alla stessa cosa, cosa ci costerebbe dichiarare rigorosamente il contesto? Assolutamente nulla. Anzi, solo quattro secondi. Ecco allora alcuni esempi:

• Mi ha scritto la Rossi Spa per il contratto di fornitura…
• Ho visto il report di vendite dello scorso mese…
• Sto finalizzando la presentazione dei piani marketing…
• Mi hanno coinvolto nel progetto Blue Sky…
• Abbiamo chiuso la negoziazione con il Gruppo Mari&Monti…

Facile, no? Bene! Dopo il contesto è il momento dell’intento, ovvero dovremo spiegare al nostro pubblico che cosa deve fare del nostro messaggio. 🤌

Dichiarare l’intento

Come comunicare il nostro intento

Quando comunichiamo con qualcuno il cervello 🧠 di chi ascolta cerca di “unire i puntini” per capire cosa fare del nostro messaggio. Quindi, quanto più tempo impieghiamo a comunicare lo scopo del nostro messaggio, tanto maggiore è la probabilità che chi ascolta smetta di elaborare le informazioni ricevute all’inizio e formuli supposizioni errate, compromettendo la comunicazione.

Ecco perché è essenziale rendere chiaro fin da subito cosa ci aspettiamo che il nostro pubblico faccia con le informazioni che stiamo per condividere.

L’intento cambia il modo in cui elaboriamo le informazioni

Come per il contesto, dobbiamo esplicitare l’intento all’inizio dell’interazione con poche e precise parole. Questo faciliterà notevolmente la comprensione tra noi e chi abbiamo di fronte e le azioni che ne seguiranno. Infatti, se rivelassimo le nostre intenzioni troppo tardi, potrebbe essere necessario ricominciare la conversazione e far sì che chi ci ascolta valuti nuovamente le informazioni attraverso un “filtro intenzionale” corretto.

Comunicare con precisione l’intento diventa ancora più facile sapendo che la maggior parte delle nostre intenzioni rientra in una delle categorie sotto elencate:

1. Richiesta di aiuto e/o suggerimenti ➡️ Potresti spiegarmi/aiutarmi…
2. Richiesta di fare qualcosa ➡️ Potresti preparare/condividere/analizzare…
3. Richiesta di prendere una decisione ➡️ Dobbiamo decidere cosa rispondere a/scegliere che fare con…
4. Condivisione di un’informazione ➡️ Ti informo che/Dovresti sapere che…
5. Fornire informazioni o dati che sono stati richiesti in precedenza ➡️ Eccoti la presentazione/l’analisi/i commenti che mi avevi chiesto…

Ah, se invece il nostro intento fosse solo di conversare, basta dirlo! Anche in questo caso, soprattutto in un contesto professionale, è valida la regola del dichiarare sempre l’intento. In questo caso potremmo esordire dicendo:

• Ho una storia assurda da raccontarti…
• Hai tempo per sentire cosa mi è successo ieri con quel cliente?

Facendo così, chi ci ascolta potrà anche proporci di parlarne più tardi o, comunque, saprà cosa aspettarsi dalle nostre parole.

Uniamo contesto e intento

Con meno di dieci/venti parole potremo fornire contesto e intento, all’inizio della conversazione, preparando il nostro pubblico all’argomento principale del nostro messaggio. Ecco allora gli esempi fatti all’inizio, mettendo insieme contesto e intento:

• Mi ha scritto la Rossi Spa per il contratto di fornitura, devi decidere se prolungarlo o no.
• Ho visto il report di vendite dello scorso mese, potresti scrivere per favore un commento su ciò che ha influenzato i risultati?
• Sto finendo la presentazione dei piani marketing, ho bisogno di un suggerimento.
• Mi hanno coinvolto nel progetto Blue Sky, sappi che ho riscontrato un problema.
• Abbiamo chiuso la negoziazione con il Gruppo Mari&Monti, hai qualche minuto che ti racconto cosa è successo?

Comunicando con chiarezza il contesto e il nostro intento e utilizzando le strategie viste fino ad oggi, miglioreremo la nostra capacità di comunicare efficacemente, assicurandoci che il nostro messaggio venga recepito nel modo desiderato. Ricorda che una comunicazione chiara è la chiave per relazioni professionali e personali di successo!

La prossima settimana parleremo del messaggio chiave e vedremo come unire tutti e tre gli elementi in una frase per comunicare in modo efficace. 👌

Evoluzione

E’ il momento di mettere in pratica ciò che hai letto oggi. Come la scorsa settimana, stiamo parlando di un processo lento e costante che ci porterà a migliorare la nostra comunicazione. Per farlo, è importante quindi cominciare a riconoscere le nostre modalità standard di comunicazione e migliorarci, se necessario.

Partiamo dal contesto:

• Prendi alcune mail o messaggi che hai mandato negli ultimi giorni. Hai chiaramente esplicitato il contesto? Se si, come e in quale parte del testo l’hai dichiarato? Prova inoltre a riguardare bene queste tue ultime comunicazioni
• Che cosa potresti cambiare e fare meglio per fornire contesto e renderlo più chiaro all’inizio?

Per quanto riguarda l’intento:

• Prendi le stesse e-mail di prima. È chiaro l’intento? È stato espresso in modo inequivocabile o è mancante? Se l’intento è sottinteso o mancante, il destinatario potrebbe non aver compreso esattamente perché hai inviato l’email e che cosa vuoi che faccia.
• Cosa cambieresti per rendere più chiaro il tuo intento? Prova a riscriverlo seguendo i suggerimenti condivisi nell’articolo.