Eccoci finalmente all’ultimo episodio appartenente a una serie di tre articoli sulla comunicazione efficace. Siamo partiti spiegando la struttura di una comunicazione efficace. In seguito, abbiamo analizzato i primi due elementi di questa struttura: il contesto e l’intento.
Quindi, oggi parleremo della parte più importante della nostra comunicazione: il messaggio chiave 🔑 . Prima di questo però, dovremo assicurarci che il nostro pubblico sia perfettamente in sintonia con noi e pronto a ricevere il messaggio chiave. Quindi, ricapitolando:
- Cominciamo a gettare le basi fornendo contesto. Ovvero, dobbiamo introdurre l’argomento di cui vogliamo parlare in modo che sia chiaro, a chi ascolta, a cosa stiamo facendo riferimento.
- Successivamente, dichiariamo il nostro intento. Questo per far capire ai nostri interlocutori cosa fare con il nostro messaggio e/o cosa vogliamo che loro facciano.
Questi articoli sono basati su alcuni concetti del libro “The First Minute”, se ti interessa approfondire l’argomento lo puoi trovare a questo link.
Bene, allora a questo punto è giunto il momento di condividere il messaggio chiave.
Il messaggio chiave 🔑
Il messaggio chiave 🔑 è l’informazione più importante che vogliamo comunicare al nostro pubblico. E’ il motivo iniziale e principale per cui abbiamo deciso di comunicare con loro. Con il messaggio chiave vogliamo comunicare una cosa sola ☝️ e vogliamo farlo il prima possibile ⌛️ .
Ora, il contesto e l’intento dovrebbero aver preparato chi ci ascolta a ricevere il nostro messaggio, perciò, il nostro messaggio chiave avrà l’obiettivo di rispondere alla domanda “E quindi?“. Condivideremo così l’informazione più importante che il nostro pubblico deve conoscere. Sembra facile, ma non lo è.
Infatti, se il nostro pubblico dovesse cominciare a mostrare (o anche dichiarare) segni di incomprensione e frustrazione (es. “Non ho capito, perché mi stai dicendo questa cosa?“, “Scusa, mi puoi spiegare quindi cosa devo fare?“) è chiaro che dovremo rivedere cosa e come abbiamo comunicato. Questo potrebbe dipendere anche dal fatto che contesto e/o intento non sono stati definiti bene.
Quindi, ogni volta in cui percepiamo che il pubblico non stia capendo alcune cose, sarà fondamentale riformulare la nostra comunicazione in maniera chiara e assicurarci che non ci siano altri fraintendimenti, prima di fornire altre informazioni e proseguire con la conversazione.
Costruire dei messaggi chiave efficaci
Il modo migliore per creare il nostro messaggio chiave è rispondere alla domanda:
E quindi?
Attenzione però, nel rispondere a questa domanda non dobbiamo cadere nel comune errore di fornire tutti i dettagli. Dobbiamo fornire la conseguenza più importante di un evento. Un altro errore comune è quello di elencare tutti i fatti in ordine cronologico, lasciando appunto l’esito alla fine. Questo non farebbe altro che portare chi ci ascolta attraverso la sequenza dei fatti, in una montagna russa 🎢 di emozioni positive e negative, in attesa di capire cosa stia succedendo e domandandosi perché loro siano lì a parlare con noi.
Ecco un esempio di comunicazione non efficace di un messaggio chiave:
Ciao, hai un minuto? Stavo lavorando sulla presentazione dei risultati commerciali e ho notato numeri strani e più bassi del solito. Allora ho scritto al team Finance per verificare e mi hanno confermato che vedevano gli stessi risultati. Quindi ho pensato che potesse essere un problema tecnico sul nostro database, allora ho chiesto al team IT che controllasse. Mi hanno risposto poco fa che una tabella dati non si è aggiornata correttamente e ci stanno lavorando. Mi hanno detto che ci metteranno tre giorni per risolvere. Quindi, sarebbe meglio rimandare il meeting commerciale di una settimana per avere tutti i numeri aggiornati.
Messaggio chiave = Ci sono problemi tecnici con i dati di vendita, dovremmo rimandare la riunione commerciale di una settimana. ➡️ Da 97 parole a 17.
Quindi, quando stiamo preparando la nostra comunicazione dobbiamo noi, per primi, farci queste domande (e darci anche una risposta, un po’ alla Marzullo 👓):
- Perché sto dicendo questo?
- Quale è il mio scopo finale? C’è qualcosa che chi riceve il mio messaggio deve sapere o fare?
💡 Se le risposte a queste domande non sono chiare a noi, non saranno chiare sicuramente al nostro pubblico.
E ora, prima di mettere insieme tutti gli elementi della nostra comunicazione efficace, prova a osservare di nuovo qualche tua mail (magari quella usata in precedenza per gli altri esercizi). Dove trovi il messaggio chiave: subito all’inizio o alla fine? Ti sembra ben definito? Cosa aggiungeresti, toglieresti o cambieresti per renderlo più chiaro nelle prime righe?
La struttura finale: Contesto + Intento + Messaggio Chiave
Eccoci finalmente alla conclusione, è giunto il momento di unire tutti e tre gli elementi studiati fino ad oggi per preparare la nostra interazione al meglio. Infatti, solo mettendo insieme i tre componenti potremo comunicare in modo chiaro ciò che vogliamo.
In questo caso, è fondamentale costruire bene la struttura (Contesto + Intento + Messaggio Chiave) e usarla nei primi 15/20 secondi dell’interazione. Dobbiamo però ricordarci che questa struttura ci aiuterà a preparare la conversazione ma non la sostituirà. Se le nostre conversazioni tendono a dilungarsi fino a quattro/cinque minuti, è fondamentale padroneggiare questa struttura di comunicazione efficace per assicurarci che il nostro pubblico abbia immediatamente chiaro l’argomento, le nostre intenzioni e il messaggio principale. Poi penseremo anche ad essere meno prolissi 😂.
Ora, creare la struttura finale sarà più facile del previsto:
- Nominiamo l’argomento (Contesto)
- Chiariamo il nostro scopo (Intento)
- Andiamo diretti al punto (Messaggio Chiave)
In poche parole, mettiamo insieme le tre frasi ed il gioco è fatto! Riprendiamo due esempi dall’ultimo articolo e uniamo Contesto (C), Intento (I) e Messaggio Chiave (MC).
#1: Ho visto il report di vendite dello scorso mese (C), potresti scrivere per favore un commento su ciò che ha influenzato i risultati (I)? La settimana prossima presenteremo i risultati al nostro amministratore delegato (MC).
#2: Mi hanno coinvolto nel progetto Blue Sky (C), sappi che ho riscontrato un problema (I). Dobbiamo aggiungere una risorsa alla parte IT se non vogliamo consegnarlo in ritardo (MC).
Come si può leggere, ogni esempio include un contesto specifico, un intento chiaro e un messaggio chiave che risponde alla domanda “E quindi?“.
Evoluzione
Come abbiamo visto fin dall’inizio, questa struttura di comunicazione è molto semplice ed efficace. Eppure, saranno necessarie molta pratica e una applicazione costante per riuscire a padroneggiarla. Ti suggerisco di usare la struttura già da oggi. All’inizio ci metterai parecchi minuti in più per creare il tuo messaggio che, alla fine potrebbe anche suonarti strano. Ti garantisco però che chi ti ascolta comincerà ad apprezzare questa comunicazione più diretta e, prima sarai a tuo agio con questa tecnica, prima vedrai i risultati e i vantaggi di una comunicazione efficace.
Ecco l’ultimo esercizio per te:
- Prendi la solita mail che hai utilizzato in tutti i tuoi esercizi. Scrivine una nuova versione usando la struttura che abbiamo appena definito. Come ti sembra? Più chiara? Ha più senso?
- Ora, identifica un altra comunicazione importante che devi fare al lavoro (al capo, ai colleghi, al tuo team) e prepara la struttura. Scrivi qualche parola per definire il contesto, l’intento e il messaggio chiave. Ricorda, se questi elementi non sono chiari a te non lo saranno nemmeno agli altri. Una volta fatto, unisci le tre parti e usa questa frase per iniziare la conversazione.
Bene, siamo arrivati alla fine! Fammi sapere se riuscirai ad usare la struttura contesto – intento – messaggio chiave e se ci dovessero essere dubbi o suggerimenti utili per continuare a migliorare la propria comunicazione, parliamone!
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